Arbeitszeiterfassung

Das Thema wurde in der Presse der letzten Monate verschiedentlich thematisiert und offenbar bestehen in der Praxis einige Unklarheiten zum Thema. Im Zeitalter von flexibler Arbeitszeit, „Vertrauensarbeitszeit“ etc. scheint immer wieder mal vergessen zu gehen, dass die Arbeitszeiterfassung eine gesetzliche Pflicht ist, und nicht einfach eine Regel, die der Arbeitgeber einführen kann oder lassen kann. Grund dafür ist, dass das Arbeitsgesetz Vorschriften zu den Höchstarbeitszeiten kennt und die Einhaltung dieser Vorschriften jederzeit überprüft werden können muss.

Das zuständige SECO hat zwar auf den 1. Januar 2014 eine Vereinfachung der Regeln eingeführt. Jedoch gehen diese immer noch über das hinaus, was sich ein Arbeitgeber vorstellen mag.

Aus diesem Grund an dieser Stelle eine kurze Darstellung über die aktuellen Regeln zur Arbeitszeiterfassung:

Seit dem 1. Januar 2014 können bestimmte Arbeitnehmer ihre Arbeitszeit einfacher erfassen. Das bestimmt eine Weisung des Staatssekretariats für Wirtschaft (SECO). Damit wurde die Rechtslage den Bedürfnissen der Arbeitswelt etwas angepasst. Denn: nicht allen Arbeitnehmern ist eine detaillierte Arbeitszeiterfassung zumutbar.

Grundsätzlich sind alle Arbeitnehmer, die dem Arbeitsgesetz (ArG) unterstellt sind, zu einer detaillierten Arbeitszeiterfassung verpflichtet. Dazu zählen grundsätzlich alle Arbeitnehmer sowie sämtliche öffentliche und privaten Betriebe. Detailliert heisst, dass die Dauer und Lage (konkrete Zeit) der geleisteten täglichen und wöchentlichen Arbeitszeit sowie die Pausen von einer halben Stunde und mehr nachvollziehbar und lückenlos belegt werden müssen.

Bereits von Gesetzes wegen von der Arbeitszeiterfassung befreit sind Top Manager wie CEOs, Geschäftsleitungsmitglieder und Verwaltungsräte. Auf diese Personen („Arbeitnehmer mit höher leitender Tätigkeit und weitreichender Entscheidungsbefugnis“) sind die Arbeits- und Ruhezeiten des Arbeitsgesetzes nicht anwendbar (Art. 3 lit. d ArG und Art. 9 ARGV1). Das hat zur Folge, dass auch die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung entfällt. Alle übrigen Arbeitnehmenden müssen ihre Arbeitszeit grundsätzlich detailliert erfassen.

Grund dafür ist der Arbeitnehmerschutz: Anhand dieser Angaben können die Vollzugsbehörden und Arbeitsinspektorate überprüfen, ob der Arbeitgeber die im Gesetz verankerten Arbeits- und Ruhezeitbestimmungen im Einzelfall eingehalten hat.

Das SECO hat in seiner Weisung nun eine Kategorie von Arbeitnehmern von der Pflicht zur detaillierten Arbeitszeiterfassung befreit bzw. ihnen die Möglichkeit eingeräumt, von einer vereinfachten Erfassung der Arbeitszeit zu profitieren. Betroffen sind Arbeitnehmer, die einen „wesentlichen“ Entscheidungsspielraum hinsichtlich ihrer Arbeit haben, d.h. diese weitgehend selber planen und selbst entscheiden, wann sie arbeiten. Darunter fallen Kaderleute mit Weisungsrecht (d.h. mit Führungsaufgaben gegenüber unterstellten Mitarbeitern), vollamtliche Projektleiter (die im Rahmen ihres Arbeitsverhältnisses ausschliesslich Projekte leiten, Aufträge erteilen und in Organisation und Abwicklung grossen Handlungsspielraum haben) und andere Mandatsträger mit Ergebnisverantwortung (d.h. die im Rahmen ihres Arbeitsverhältnisses bestimmte Aufträge erledigen, keiner Weisungspflicht unterliegen und grossen Handlungsspielraum geniessen). Nicht unter diese Kategorie fallen Arbeitnehmer, die regelmässig Nacht- und Sonntagsarbeit leisten müssen. Für die Qualifizierung scheint entscheidend, dass dem Arbeitnehmer ein gewisses Mass an Autonomie in der Arbeitsgestaltung zukommt. Aufgrund der offenen Formulierung („Arbeitnehmer mit wesentlichem Entscheidungsspielraum in Arbeitsplanung und –einteilung“) lässt die Kategorisierung jedoch einen erheblichen Interpretationsspielraum offen und bleibt letztlich dem Ermessen des Arbeitgebers überlassen.

Konkret müssen diese Arbeitnehmenden zwar die täglich und damit die wöchentlich geleistete Arbeitszeit dokumentieren, nicht aber allfällige Ruhezeiten wie Pausen oder Mittagspausen. Im Klartext heisst das, dass diese Arbeitnehmer auf die lückenlose Arbeitszeiterfassung verzichten können. Dies ist zulässig, wenn die betroffenen Arbeitnehmer eine schriftliche Vereinbarung mit ihrem Arbeitgeber abschliessen. In dieser Vereinbarung muss festgehalten werden, dass das Nacht- und Sonntagsarbeitsverbot einzuhalten ist. Auch müssen die gesetzlichen Vorgaben zu Ruhezeiten und Pausen definiert werden. Schliesslich wird in einem jährlich zu dokumentierenden Gespräch zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer besprochen, wie die Situation der zeitlichen Arbeitsbelastung war.

Anders sieht es für die Top Manager wie CEOs, Geschäftsleitungsmitglieder und Verwaltungsräte aus. Diese sind bereits von Gesetzes wegen von der Arbeitszeiterfassung befreit. Auf diese Personen („Arbeitnehmer mit höher leitender Tätigkeit und weitreichender Entscheidungsbefugnis“) sind die Arbeits- und Ruhezeiten des Arbeitsgesetzes nicht anwendbar (Art. 3 lit. d ArG und Art. 9 ARGV1). Das hat zur Folge, dass auch die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung entfällt.

Für alle übrigen Arbeitnehmer gilt die umfassende Arbeitszeiterfassungspflicht gemäss Artikel 73 ArGV 1. Sie sind verpflichtet, zusätzlich zur vereinfachten Arbeitszeiterfassung die Pausen von einer halben Stunde und mehr sowie deren Lage (wann die Pause bezogen wurde) zu dokumentieren. Die Arbeitszeiterfassung kann handschriftlich, in einer Excel-Tabelle oder durch ein automatisches Zeiterfassungssystem erfolgen. Wichtig ist, dass eine lückenlose Kontrolle der Arbeits- und Ruhezeiten durch die Kontrollbehörden möglich bleibt.

Zur Umsetzung der Vereinfachung der gesetzlichen Pflicht zur Arbeits- und Ruhezeiterfassung empfiehlt sich folgendes Vorgehen:

  1. Erlass eines Arbeitszeitreglements, das in eine bestehendes Anstellungsreglement integriert werden kann. Darin sollten die Arbeitnehmerkategorien definiert werden. Für die Arbeitnehmer, die unter die vereinfachte Arbeitszeiterfassung fallen, kann darin die notwendige Verzichtserklärung vereinbart werden. Zudem müssen die Angaben zu Arbeits- und Ruhezeiten im Reglement enthalten sein.
  2. Durchführung von Informationsveranstaltungen, damit das Einverständnis aller betroffenen Arbeitnehmer eingeholt werden kann. Falls ein Arbeitnehmer die Neuerungen ablehnt, kann diese mittels Änderungskündigung durchgesetzt werden.
  3. Jährliches Gespräch, das die Situation der zeitlichen Arbeitsbelastung mit den Arbeitnehmern der Kategorie B beinhaltet. Dieses muss dokumentiert werden. Es empfiehlt sich zudem die Arbeitnehmer die Verzichtserklärung bestätigen zu lassen.
  4. Fortführung der umfassenden Arbeitszeiterfassung für alle Arbeitnehmenden, welche in die Kategorie C (umfassende Arbeitszeiterfassung) fallen. Es sind insbesondere die genauen Zeiten der Ankunft und des Verlassens des Arbeitsplatzes sowie die relevanten Pausen nachvollziehbar und lückenlos festzuhalten.

Bis Ende April 2014 wird den Betrieben eine angemessene Frist zur Nachbesserung gewährt. Dies betrifft vor allem solche Betriebe, die mit ihren Mitarbeitenden mündliche oder informelle Vereinbarungen getroffen haben, welche zwar die Kriterien für die vereinfachte Arbeitszeiterfassung erfüllen, aber wegen Zeitmangels noch nicht schriftlich festgehalten werden konnten.

 

SWOT: Arbeitgeber haben zu beachten, dass die vollständige Erfassung der Arbeitszeit die Regel ist und Ausnahmen eng gefasst sind. Die „offizielle“ Erfassung der Arbeitszeit auf einem Tool des Arbeitgebers schützt diesen auch davor, dass die Arbeitnehmer „inoffizielle“ eigene Aufzeichnungen erstellen und dann den Arbeitgeber bei der Beendigung des Arbeitsverhältnisses mit hohen Nachforderungen konfrontieren.

 

Kommentar verfassen

Trage deine Daten unten ein oder klicke ein Icon um dich einzuloggen:

WordPress.com-Logo

Du kommentierst mit Deinem WordPress.com-Konto. Abmelden /  Ändern )

Google Foto

Du kommentierst mit Deinem Google-Konto. Abmelden /  Ändern )

Twitter-Bild

Du kommentierst mit Deinem Twitter-Konto. Abmelden /  Ändern )

Facebook-Foto

Du kommentierst mit Deinem Facebook-Konto. Abmelden /  Ändern )

Verbinde mit %s